Kā sagatavot dokumentus tulkošanai: praktisks ceļvedis precīzam un ātram rezultātam

Kāpēc dokumentu sagatavošana pirms tulkošanas ir svarīga?

Tulkojuma kvalitāti nosaka ne tikai tulkotāja pieredze un valodu zināšanas. Tikpat būtiska ir informācija, ko klients nodod pirms darba sākšanas: pilns un salasāms dokuments, skaidri norādīta mērķa valoda, izmantošanas nolūks, termiņš un īpašās prasības. Ja šīs detaļas ir zināmas jau sākumā, tulkošanas process kļūst pārskatāmāks un samazinās risks, ka pēdējā brīdī būs jāpārveido noformējums, jāprecizē vārdu rakstība vai jāorganizē papildu apliecināšana.

Nepilnīga informācija savukārt var ietekmēt gan izpildes laiku, gan cenu. Piemēram, nesalasāms zīmogs var prasīt papildu skaidrojumu, trūkstoša dokumenta lapa var padarīt tulkojumu nepilnīgu, bet nepareizi norādīts dokumenta izmantošanas mērķis var novest pie neatbilstoša noformējuma. Tādēļ dažas minūtes, kas veltītas materiālu pārbaudei pirms nosūtīšanas, bieži ietaupa vairākas stundas vēlāk.

1. Nosūtiet visu dokumentu, nevis tikai tulkojamo fragmentu

Ja tulkojams oficiāls dokuments, līgums, izziņa vai tehnisks fails, visdrošāk ir nosūtīt pilnu dokumentu. Pat tad, ja jāiztulko tikai viena sadaļa, pārējais saturs palīdz saprast terminoloģiju, personu lomas, datumu secību un dokumenta juridisko vai tehnisko kontekstu. Pilna versija arī ļauj pamanīt atsauces uz pielikumiem, tabulām, definīcijām vai iepriekšējām sadaļām.

Ja konfidencialitātes dēļ nevēlaties nosūtīt daļu informācijas, to var aizklāt, taču svarīgi saglabāt dokumenta struktūru. Aizklāto lauku vietā vēlams norādīt, vai tur atrodas personas vārds, adrese, summa, identifikācijas numurs vai cita informācija, kas tulkojumā būs jāatspoguļo.

2. Pārbaudiet, vai fails ir pilnīgs un salasāms

Fotografējot vai skenējot dokumentu, pārbaudiet visas malas, zīmogus, parakstus, roku rakstītas piezīmes un tekstu dokumenta otrā pusē. Attēlam jābūt asam, bez ēnām un atspīdumiem. Ja teksts nav salasāms klientam, arī tulkotājam to būs grūti droši atšifrēt.

·         visas lapas ir pievienotas pareizā secībā;

·         nav nogrieztas dokumenta malas, galvenes vai kājenes;

·         zīmogi, spiedogi un paraksti ir redzami;

·         tabulās var izlasīt gan virsrakstus, gan skaitļus;

·         fails nav aizsargāts ar paroli, vai arī parole ir nosūtīta atsevišķi;

·         pielikumi un atsauces dokumenti ir pievienoti, ja tie nepieciešami kontekstam.

Ja iespējams, izmantojiet PDF formātu, nevis vairākus atsevišķus fotoattēlus. Tas saglabā lapu secību un samazina risku, ka kāda lapa tiks nejauši izlaista. Rediģējamiem tekstiem vislabāk nosūtīt arī Word, Excel, PowerPoint, InDesign vai cita avota formāta failu.

3. Norādiet valodu pāri un vēlamo valodas variantu

Cenu pieprasījumā skaidri norādiet, no kuras valodas uz kuru valodu dokuments jātulko. Dažkārt dokumentā ir vairākas valodas, piemēram, pamatteksts latviešu valodā, zīmogs krievu valodā un piezīme angļu valodā. Šādos gadījumos jānorāda, vai jātulko viss redzamais saturs.

Angļu, portugāļu, franču un dažām citām valodām var būt nozīmīgs arī reģionālais variants. Līgums, kas paredzēts Apvienotajai Karalistei, var atšķirties no dokumenta, kas paredzēts Amerikas Savienotajām Valstīm. Mārketinga un tīmekļa saturam šī izvēle ietekmē ne tikai pareizrakstību, bet arī terminoloģiju, mērvienības un teksta toni.

4. Paskaidrojiet, kur un kā tulkojums tiks izmantots

Dokumenta izmantošanas mērķis ir viena no svarīgākajām detaļām. Tulkojums iesniegšanai tiesā, universitātē, bankā vai ārvalstu valsts iestādē var prasīt atšķirīgu terminoloģiju un noformējumu. Savukārt iekšējai informācijai paredzētam tulkojumam bieži nav vajadzīga pilnīga maketa atveide vai apliecinājums.

·         saņēmēja valsts un iestādes nosaukums;

·         vai iestāde pieprasa parastu, apliecinātu vai notariāli apliecinātu tulkojumu;

·         vai tulkojums jāiesniedz drukātā vai elektroniskā formā;

·         vai jāievēro konkrēta veidlapa, terminoloģija vai faila formāts;

·         vai nepieciešams tulkot arī zīmogus, piezīmes, apliecinājumus un dokumenta otrās puses tekstu.

Ja prasības nav skaidras, tās visdrošāk noskaidrot pie saņēmējas iestādes pirms pasūtījuma. Tulkošanas birojs var izskaidrot iespējamos risinājumus, taču gala prasības nosaka dokumenta saņēmējs.

5. Pārbaudiet personvārdus, adreses un citus nemaināmos datus

Oficiālu dokumentu tulkojumos īpaša uzmanība jāpievērš personvārdu rakstībai. Ja personas vārds vai uzvārds jau ir norādīts pasē, personas apliecībā vai citā dokumentā latīņalfabētā, nosūtiet šo rakstības variantu tulkošanas birojam. Tas palīdz nodrošināt, ka tulkojumā izmantotā forma sakrīt ar citiem iesniedzamajiem dokumentiem.

Tas pats attiecas uz uzņēmumu nosaukumiem, juridiskajām adresēm, produktu nosaukumiem, reģistrācijas numuriem un amatu nosaukumiem. Ja uzņēmumā ir apstiprināta terminoloģija vai konkrēti nosaukumi nav tulkojami, pievienojiet šo informāciju jau pasūtījuma sākumā.

6. Pievienojiet terminoloģiju un iepriekšējos tulkojumus

Uzņēmumu dokumentos konsekvence bieži ir tikpat svarīga kā atsevišķu teikumu pareizība. Ja līdzīgi materiāli ir tulkoti iepriekš, nosūtiet apstiprinātos tulkojumus, terminoloģijas sarakstu, zīmola vadlīnijas vai saiti uz jau publicētu saturu. Tas palīdz saglabāt vienotu produktu nosaukumu, amatu, juridisko formulējumu un komunikācijas stilu.

Atsauces materiālus nevajadzētu uzskatīt par nevajadzīgu pielikumu. Tie bieži samazina precizējošo jautājumu skaitu, paātrina rediģēšanu un ļauj tulkotājam pieņemt pamatotus terminoloģiskus lēmumus. Īpaši nozīmīgi tas ir juridiskajos, finanšu, tehniskajos, medicīnas un IT projektos.

7. Ja iespējams, nosūtiet rediģējamu avota failu

PDF vai attēls ir piemērots dokumenta apskatei, taču rediģējams fails būtiski atvieglo darbu ar tabulām, prezentācijām, tīmekļa saturu un tehnisko dokumentāciju. Tas ļauj precīzāk noteikt vārdu apjomu, saglabāt formatējumu un samazina manuālas teksta pārrakstīšanas risku.

·         Word dokumentiem nosūtiet DOCX failu;

·         tabulām un finanšu datiem — XLSX failu ar formulām un lapu nosaukumiem;

·         prezentācijām — PPTX failu, nevis slaidu ekrānuzņēmumus;

·         maketētiem materiāliem — avota failu kopā ar izmantotajiem attēliem un fontu norādēm;

·         mājaslapām — eksportējamu tekstu, CMS piekļuvi vai skaidri strukturētu satura failu.

Ja avota fails nav pieejams, tas nenozīmē, ka tulkojumu nevar veikt. Taču sarežģītiem skenētiem dokumentiem var būt nepieciešama papildu teksta sagatavošana un maketēšana, kas jāņem vērā termiņā un cenā.

8. Nosakiet reālu termiņu un informējiet par prioritātēm

Termiņš jānorāda kopā ar datumu un vēlamo saņemšanas laiku, nevis tikai ar vārdu “steidzami”. Ja dokumenti jāiesniedz piektdienas rītā, tulkojums var būt vajadzīgs jau ceturtdien, lai atliktu laiks drukāšanai, parakstīšanai vai pēdējai pārbaudei.

Lielākiem projektiem palīdz prioritāšu saraksts. Piemēram, līguma pamatdaļa var būt vajadzīga vispirms, bet pielikumi — nākamajā posmā. Savlaicīgi saskaņots grafiks ļauj tulkošanas birojam piesaistīt atbilstošus speciālistus un ieplānot rediģēšanu, neupurējot kvalitāti.

9. Vienojieties par vēlamo gala failu un noformējumu

Pirms darba sākšanas norādiet, kādā formātā vēlaties saņemt tulkojumu. Vienam klientam nepieciešams vienkāršs Word fails, citam — tulkojums ar oriģinālam līdzīgu tabulu un zīmogu izvietojumu, bet vēl citam — drukai gatavs PDF vai bilingvāla tabula pārskatīšanai.

·         vai jāatveido oriģināla struktūra un lapu numerācija;

·         vai nepieciešams bilingvāls izkārtojums;

·         vai tulkojums jāievieto jau esošā veidnē;

·         vai jāatstāj vieta parakstiem, zīmogiem vai notāra apliecinājumam;

·         vai vajadzīga rediģējama versija, drukas PDF vai abi formāti.

10. Konfidencialitāte: izvēlieties drošu nosūtīšanas veidu

Dokumentos var būt personas dati, finanšu informācija, komercnoslēpumi vai medicīniski dati. Pirms nosūtīšanas pārliecinieties, ka izmantojat pareizo saņēmēja e-pasta adresi un uzticamu failu pārsūtīšanas veidu. Ļoti apjomīgiem vai sensitīviem failiem var izmantot drošu mākoņkrātuves saiti ar ierobežotu piekļuvi un atsevišķi nosūtītu paroli.

Ja projektam nepieciešams konfidencialitātes līgums, par to jāinformē pirms materiālu nosūtīšanas. Uzņēmumu projektiem ieteicams arī vienoties, kam ir tiesības apstiprināt terminoloģiju un saņemt gala failus.

Ko iekļaut labā tulkojuma cenas pieprasījumā?

Lai tulkošanas birojs varētu ātri sagatavot precīzu piedāvājumu, vienā ziņā iekļaujiet šādu informāciju:

1.       Tulkojamais fails vai skaidri salasāms dokumenta paraugs.

2.       Avota valoda un mērķa valoda.

3.       Dokumenta izmantošanas mērķis un saņēmēja valsts vai iestāde.

4.       Vēlamais termiņš ar konkrētu datumu un laiku.

5.       Nepieciešamais apliecinājuma veids, ja tas jau ir zināms.

6.       Vēlamais gala faila formāts un noformējums.

7.       Apstiprinātā terminoloģija, iepriekšējie tulkojumi vai citi atsauces materiāli.

8.       Kontaktpersona precizējumiem un lēmumu apstiprināšanai.

Biežākās kļūdas, kas kavē tulkošanas procesu

·         nosūtīts tikai viens dokumenta fragments, lai gan pārējais vajadzīgs kontekstam;

·         fotoattēlā nav redzami zīmogi, paraksti vai dokumenta malas;

·         nav norādīts, kurai valstij vai iestādei tulkojums paredzēts;

·         personvārdu rakstība netiek salīdzināta ar pasi vai citiem dokumentiem;

·         steidzams termiņš tiek paziņots tikai pēc cenas apstiprināšanas;

·         tiek nosūtīts PDF, lai gan ir pieejams rediģējams avota fails;

·         pēc tulkojuma pabeigšanas tiek iesniegta jauna dokumenta versija bez skaidri atzīmētām izmaiņām;

·         klientam ir īpaša terminoloģija, bet tā tiek nosūtīta tikai pēc pirmās tulkojuma versijas.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai cenu var aprēķināt bez dokumenta nosūtīšanas?

Aptuvenu cenu dažkārt var noteikt pēc vārdu vai lapu skaita, taču precīzam piedāvājumam parasti jāredz pats dokuments. Tas ļauj novērtēt teksta apjomu, valodas, sarežģītību, salasāmību un noformējuma prasības.

Vai drīkst nosūtīt dokumenta fotoattēlu?

Jā, ja fotoattēls ir ass, uzņemts taisni un tajā redzamas visas dokumenta malas. Vairāku lapu dokumentiem ērtāks un drošāks parasti ir viens PDF fails.

Vai tulkošanai nepieciešams dokumenta oriģināls?

Parastam tulkojumam bieži pietiek ar kvalitatīvu elektronisku kopiju. Ja nepieciešama notariāla apliecināšana vai cits īpašs noformējums, prasības var atšķirties, tāpēc tās jāsaskaņo pirms darba sākšanas.

Vai jānorāda, kam tulkojums tiks iesniegts?

Jā. Saņēmēja valsts un iestāde palīdz izvēlēties atbilstošu terminoloģiju, valodas variantu un noformējumu, kā arī laikus pamanīt iespējamu apliecinājuma nepieciešamību.

Ko darīt, ja dokumentā ir nesalasāms teksts?

Norādiet zināmo informāciju vai pievienojiet labākas kvalitātes kopiju. Tulkotājs nedrīkst minēt nesalasāmu saturu; šādas vietas jāprecizē vai korekti jāatzīmē.

Vai varu nosūtīt iepriekšēju dokumenta versiju, lai sāktu darbu?

Var, ja skaidri norādāt, ka fails vēl tiks mainīts. Jāvienojas, kā tiks apstrādātas vēlākās izmaiņas un kura versija būs galīgā.

Vai iepriekšējie tulkojumi tiešām ir noderīgi?

Jā. Tie palīdz saglabāt vienotu terminoloģiju un nosaukumu rakstību. Tomēr tulkošanas birojam jāzina, vai iepriekšējais tulkojums ir apstiprināts un izmantojams kā obligāta atsauce.

Kā nosūtīt sensitīvus dokumentus?

Izmantojiet pārbaudītu e-pasta adresi vai drošu failu pārsūtīšanas risinājumu. Par papildu drošības prasībām vai konfidencialitātes līgumu vienojieties pirms materiālu nosūtīšanas.

Sagatavots dokuments nozīmē ātrāku un drošāku procesu

Tulkošanas pasūtījuma sagatavošana nav sarežģīta, taču tai jābūt apzinātai. Pilns un salasāms fails, skaidrs izmantošanas mērķis, pareizi personvārdi, reāls termiņš un atsauces materiāli ļauj tulkošanas birojam koncentrēties uz galveno — precīzu un profesionālu rezultātu.

Nav komentāru

Komentēt